Perencanaan sarana dan prasarana sekolah merniliki peranan penting di dalam mewujudkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana. Kepala sekolah memegang peranan yang sangat dominan di dalam perencanaan ini, yang tentu saja harus melibatkan pihak-pihak terkait dan berkompeten dalam pengelolaan sarana prasarana sekolah. Perencanaan sarana dan prasarana sekolah menurut jangka waktunya terdiri atas perencanaan jangka panjang (untuk waktu 5 tahun) dan perencanaan jangka pendek (untuk waktu 1 tahun).
Sebelum mengadakan alat-alat tertentu atau fasilitias yang lain lebih dulu harus melalui prosedur penelitian yaitu melihat kembali kekayaan yang telah ada. Dengan demikian, baru bisa ditentukan sarana apa yang diperlukan ber- dasarkan kepentingan pendidikan di sekolah itu.
Pengadaan sarana pendidikan ada beberapa kemungkinan yang bisa ditempuh diantaranya:
- Pembelian dengan biaya pemerintah
- Block grant
- Bantuan dari Komite Sekolah
- Bantuan dari masyarakat lainnya.
Sarana prasarana direncanakan pengadaannya itu bermacam-macam jenis- nya, sesuai dengan karakteristiknya, prosedur pengadaan masing-masing barang tentu berbeda. Untuk mudahnya suatu barang yang direncanakan tersebut dapat dibedakan menjadi dua, yaitu barang bergerak dan barang tidak bergerak. Perencanaan barang bergerak dapat dibedakan menjadi dua yaitu yang habis pakai dan yang tidak habis dipakai.
Urutan prosedur perencanaan barang yang habis dipakai:
- Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan rencana kegiatan sekolah tiap bulan.
- Menyusun perkiraan biaya untuk pengadaan tiap bulan.
- Menyusun untuk triwulan kemudian menjadi rencana tahunan.
Untuk bahan yang tidak habis pakai:
- Menganalisis dan menyusun keperluan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.
- Memperkirakan biaya dengan memperhatikan standar yang ditentukan.
- Menetapkan skala prioritas menurut dana yang ada.
Perencanaan pengadaan barang tidak bergerak meliputi tanah dan bangunan dengan prosedur sebagai berikut:
- Menyusun rencana lokasi dan luas tanah untuk keperluan sekolah
- Melakukan survei untuk menentukan lokasi tanah, dengan memperhatikan kondisi wilayah
- Melakukan survei ketersediaan sarana jalan, listrik, telepon, air dan trasportasi
- Survei harga tanah
- Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan (pemerintah, komite sekolah, atau yayasan) dengan melampirkan hasil survei.
Dalam melaksanakan pengelolaan pendidikan tentu saja kepala sekolah harus didukung dengan berbagai kelengkapan, jenis dan macam administrasi. dan salah satu administrasi yang harus dimiliki oleh seorang kepala sekolah diantaranya adalah Administrasi Sarana Prasarana, dan salah satu administrasi yang termasuk kedalam Administrasi Sarana Prasarana salah satunya adalah Administrasi Pengelola aset yang meliputi salah satunya adalah Format Surat Tugas Pengadaan Barang seperti yang tersaji pada gambar berikut ini:
Download Format Surat Tugas Pengadaan Barang
Sekian dan terima kasih semoga bermanfaat!!!